Mario Schifano, immagine televisiva, tempera e smalto su tela emulsionata e plexiglas, collezione privata, Roma
Introduzione
La gestione documentale dalla ricezione dei libelli alla registrazione degli atti, dalla raccolta delle prove alla redazione di copie autenticate, dalle trascrizioni alle notifiche e all’archiviazione delle sentenze rappresenta una delle attività più onerose e ripetitive dei tribunali ecclesiastici. Sebbene molte diocesi abbiano avviato una digitalizzazione di base, la vera automazione intelligente resta ancora incompiuta. In un decennio caratterizzato da crescenti richieste di celerità, trasparenza e rigore, soprattutto nelle cause di nullità matrimoniale, la digitalizzazione profonda si profila come esigenza imprescindibile per coniugare efficienza, sicurezza e fedeltà alle norme del Codex Iuris Canonici [1].
Dalla digitalizzazione alla vera automazione
Negli ultimi anni, i tribunali ecclesiastici hanno introdotto archivi elettronici, firme digitali e protocolli telematici. Tuttavia, tali strumenti, pur utili, non eliminano la duplicazione di compiti né riducono gli errori umani in modo sostanziale. L’automazione intelligente implica un cambio di paradigma: il sistema non si limita a conservare file digitali, ma guida ogni fase processuale secondo la logica degli eventi prevista dal diritto canonico, impedendo l’avanzamento alla tappa successiva finché non siano soddisfatti tutti i requisiti della fase corrente.
Esperienze pilota negli Stati Uniti
Alcune diocesi statunitensi offrono esempi concreti di questo salto qualitativo:
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Diocesi di Providence (Rhode Island) – ha implementato Legal Files Software, piattaforma orientata alla gestione di casi civili e adattata alle esigenze del Tribunale matrimoniale. Il sistema produce report conformi ai requisiti canonici e facilita l’elaborazione dei fascicoli di nullità [2].
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Tribunal Systems: Canonical – soluzione più avanzata che rivoluziona l’amministrazione giudiziaria ecclesiastica grazie a un’architettura modulare in cloud: dall’organigramma del personale alla tracciatura puntuale di ogni causa [3].
- Connubii – sistema in via di lancio negli Stati Uniti, pensato per i tribunali ecclesiastici, che unisce cloud, sicurezza e automazione intelligente in un’unica piattaforma. Connubii permette la gestione integrata dei fascicoli processuali, la collaborazione tra membri del tribunale e il monitoraggio degli atti con aggiornamenti in tempo reale. La redazione dei documenti è semplificata grazie a una struttura che inserisce automaticamente i dati nel sistema, riducendo errori e duplicazioni. L’archiviazione è sicura e criptata, con controlli di accesso basati sui ruoli, e la transizione da sistemi precedenti (come CaseMaster) è prevista in modo fluido. Anche se ancora in fase di sviluppo, Connubii si propone come una soluzione concreta per modernizzare la giustizia ecclesiastica rispettando pienamente la disciplina canonica [4].
Funzionalità chiave di Canonical
Ogni parrocchia può inoltrare un libello, caricare documenti e verificare lo stato della causa in tempo reale. La decentralizzazione abbrevia le tempistiche, riduce gli errori di trascrizione e rafforza la collaborazione tra fedeli, parroci e tribunale. Giudici, difensori del vincolo e avvocati abilitati possono consultare atti e perizie senza spostarsi. In contesti territorialmente ampi oppure in situazioni di emergenza, il sistema consente udienze da remoto con accesso condiviso a tutta la documentazione pertinente. Ogni tipologia di causa (nullità formale, privilegio paolino, sanazione in radice, mancanza di forma, ecc.) segue una sequenza predeterminata di tappe. Al personale vengono notificate eventuali scadenze impellenti; un cruscotto interattivo visualizza lo stato delle cause. Il motore di evidenze consente di caricare, categorizzare e visualizzare ogni prova con un click. Con oltre 700 modelli incorporati, il sistema genera decreti, citazioni e sentenze, comprensivi di intestazioni e buste stampate, riducendo drasticamente margini di errore e oneri amministrativi [5].
Sicurezza, riservatezza e archiviazione
I permessi di accesso sono ruolo-specifici, in linea con il can. 1455 CIC sulla segretezza delle cause [6]. Gli archivi storici permettono ricerche per nome delle parti, numero di protocollo o data di sentenza, e producono i rapporti annuali richiesti dalla Conferenza Episcopale. In un’epoca in cui la protezione dei dati personali è cruciale, questi sistemi assicurano crittografia, backup automatici e audit trail completi.
Riserve e accorgimenti necessari
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Formazione del personale: senza una adeguata formazione, la tecnologia rischia di restare sotto-utilizzata.
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Protezione dei dati personali: occorre gestire credenziali, backup e controlli d’accesso con rigore, soprattutto per atti sensibili.
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Compatibilità con il diritto vigente: il sistema deve riflettere esattamente le prescrizioni normative, onde evitare irregolarità processuali.
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Accompagnamento pastorale: l’automazione non sostituisce l’ascolto umano; serve a integrare strumenti digitali con la cura delle persone coinvolte.
Prospettive pastorali e conclusione
L’adozione di soluzioni come Legal Files, Canonical o Connubii, lungi dall’essere una moda tecnologica, rappresenta la via più efficace per assicurare che i tribunali ecclesiastici rispondano alle esigenze di giustizia, diligenza e accessibilità richieste dal diritto canonico e dal Popolo di Dio. La digitalizzazione profonda, basata su workflow intelligenti, motori di evidenze e portali parrocchiali, permette di ridurre i carichi amministrativi, velocizzare le cause matrimoniali e, al contempo, garantire la riservatezza e la correttezza procedurale previste dalla legge della Chiesa.
Tuttavia, l’adozione di sistemi intelligenti non deve escludere il ricorso a pratiche tradizionali di conservazione. È essenziale mantenere, come misura prudenziale, una copia cartacea o un archivio locale sicuro di tutti i documenti rilevanti, in modo che in caso di attacchi informatici, virus o disservizi tecnologici si possa garantire la continuità della giustizia e la tutela delle parti. Innovazione e prudenza, nella Chiesa, non sono opposte: si completano nel servizio alla verità.
Riferimenti consigliati
[1] Pfang, R., «Management in the Catholic Church: corporate governance», in Journal of Management, Spirituality & Religion 12 (2015) pp. 38-58.
[2] Legal Files., « Legal Files Software Welcomes Diocese of Providence as New Client», en https://www.legalfiles.com/news/legal-files-software-welcomes-diocese-providence-new-client/ (Ultimo accesso 21.05.2025).
[3] Tribunal Systems., «Canonical», en http://tribunalsystems.com/canonical.html (Ultimo accesso 21.05.2025).
[4] Connubii., «Streamline your tribunal process with Connubii», en https://www.connubii.com/ (Ultimo accesso 30.05.2025)
[5] Cf. Tribunal Systems., «Canonical»…
[6] Código de Derecho canónico, Edición bilingüe, ed. BAC Madrid 2015.
“Cum caritate animato et iustitia ordinato, ius vivit!”
(S. Giovanni Paolo II)
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